Что такое кофе-брейк: организация и проведение

Кофейные перерывы - «кофе-брейки» небольшие паузы в конференциях, тренингах, симпозиумах, совещаниях и подобных мероприятиях, которые устроители организуют для того, чтобы участники могли передохнуть и немного подкрепится. На непродолжительных мини-фуршетах, длящихся 20-40 минут, гостям предлагают кофе, чай, минеральную воду, соки. Перекусить можно пирожными, печеньем, бутербродами, конфетами и фруктами.

История возникновения

Первый кофе-брейк состоялся в 1936 году в рамках рекламной кампании, проведенной производителями кофе из Америки, Канады и других стран. Вскоре традиция была перенята европейцами, а в России кофе-брейки появились только в конце прошлого века. Сначала кофейные перерывы в мероприятиях взяли на вооружение столичные организаторы, которые по достоинству оценили прибыльность бизнеса по проведению кофе-брейков. Московский опыт переняли предприниматели всей страны, и сегодня фирмы, предлагающие услуги по организации кофейных пауз, есть в каждом крупной городе России.

Для чего нужны кофейные паузы

Многочисленными научными исследованиями доказано, что человек не может слишком долго с одинаковой эффективностью воспринимать информацию. Для стимулирования внимания необходимо периодически отвлекаться, расслабляться и переключать внимание, тогда следующий этап восприятия будет полноценным. Перезагрузки в виде кофе-брейков происходят в неформальной обстановке, сопровождаются общением и, в то же время, позволяют получить новый заряд бодрости от чашечки кофе или чая и слегка подкрепиться, съев пирожное или бутерброд.

Опытные лекторы прекрасно знают, что через 40 минут внимание аудитории ослабевает, поэтому необходимо разнообразить выступление занимательным фактом или отвлеченной информацией. Критическая продолжительность лекции – полтора часа, по истечении которых слушатели испытывают не только сложности с усвоением материала, но и физическую усталость.

Кофейные перерывы удобны, так как присутствующие могут сменить обстановку, не удаляясь далеко от места проведения мероприятия. Неофициальная атмосфера совместного отдыха за чашкой бодрящего напитка нередко позволяет деловым партнерам достичь договоренностей и прийти к общему решению по спорным вопросам. В бизнес-среде давно оценили значение кофе-брейков как площадки для непринужденного продолжения деловых переговоров, в ходе которых сложные ситуации не кажутся безвыходными – приятный аромат напитка и легкие лакомства расслабляют участников и настраивают их на поиск консенсуса.

Сигналы к объявлению кофе-брейка

Сигнал №1. Общение начинает «вязнуть», нет новых предложений, никто не проявляет инициативу, вы перестали продвигаться в принятии решений.
Сигнал №2. По плану в следующей части мероприятия вам предстоит рассмотреть новую тему, предполагающую участие присутствующих в обсуждении.
Сигнал №3. Оратор выступает без перерыва полчаса, при этом аудитория вяло реагирует на информацию.
Сигнал №4. Оппоненты начали переходить на личности, дискуссия все больше напоминает перепалку. Присутствующие наблюдают за происходящим, не вмешиваясь.

Правила проведения кофе-брейка

Кофе-брейк проходят в формате фуршета - напитки, выпечка, фрукты находятся на общем столе. От продолжительности мероприятия зависит количество кофейных пауз. Если конференция или деловая встреча продолжается восемь часов, нужны три перерыва, два из которых лучше устроить в послеобеденное время.

1. Меню

кофе-брейк, меню

Кроме обязательного кофе, предложите гостям чай, безалкогольные напитки, коктейли. Список желательно обсудить с менеджерами отеля, конференц-зала, тренинг-центра, в котором проходит мероприятие. Выбор меню во многом определяется составом участников встречи, необходимо учесть возраст, пол и даже религиозную принадлежность аудитории. Летом предложите гостям фрукты и натуральные соки, а зимой будут уместны более сытные мясные блюда.

2. Помещение

В идеале кофе-брейк следует устраивать в помещении, находящемся рядом с местом проведения мероприятия. В этом случае, занимаясь подготовкой стола, вы не отвлечете гостей. Если график мероприятия плотный, а встреча носит конфиденциальный характер, первую кофе-паузу проведите в зале. Выберите достаточно просторное и уютное помещение, чтобы все желающие могли в комфортных условиях выпить чашку кофе и отдохнуть.

3. Время кофейных перерывов

Первый – приветственный кофе-брейк принято устраивать в фойе перед конференц-залом. Предложите гостям кофе, чай, сливки, лимон и сахар. Если начало мероприятия запланировано на первую половину дня, утренний кофе уместно дополнить легкими закусками, блинчиками, фруктами.
Второй кофе предложите гостям ближе к полудню. К этому времени многие успеют проголодаться, поэтому на столах должны быть, кроме напитков, тарелки с мясной и сырной нарезкой, бутербродами.
Третий кофейный перерыв накройте после обеда. Угостите присутствующих десертами, шоколадом, выпечкой и фруктами.

Видео: ДЕШЕВО, но НЕ СЕРДИТО или по Азии ЗА КОПЕЙКИ!/Кофе брэйк

4. Сервировка

Сервировка зависит от количества участников и особенностей помещения, но даже на многолюдном мероприятии у всех гостей должна быть возможность беспрепятственно подойти к столу, взять чашку с кофе или чаем и выпить его без тесных контактов с окружающими. Всем присутствующим должно хватить чашек, салфеток и приборов. На столы обязательно поставьте охлажденную воду, фрукты вымойте и порежьте удобными порциями. При сервировке не пренебрегайте эстетической составляющей. Красиво и профессионально накрытые столы ясно продемонстрируют гостям, что о них позаботились, а внимательное отношение располагает к взаимопониманию.

Обычно на кофе-брейках принято предлагать гостям растворимый кофе. И хотя любителей этого напитка становится все меньше, поставьте на столы банки с дорогим кофе от хорошего производителя. При наличии кофемашины для эспрессо обязательно приготовьте толстостенные керамические чашки. Кстати будут сливки и холодная вода без газа.

Немаловажная часть правильно организованного кофейного перерыва – внимательный и предупредительный персонал. Общее впечатление о мероприятии складывается из мелочей, поэтому постарайтесь учесть все нюансы, чтобы расположить гостей к сотрудничеству. Кейтеринговые компании, профессиональные услуги которых становятся все более востребованными, владеют необходимыми наработками и опытом в организации кофе-брейков. Обсуждение рабочих вопросов, перемежаемое приятными расслабляющими перерывами, будет более плодотворным и неутомительным.

Этикет кофе-брейка

Опаздывать в рабочий зал после проведения кофе-брейка считается признаком дурного тона.
Поскольку кофе-брейки являются частью официальных мероприятий, алкогольные напитки в меню не включают.
На неофициальных мероприятиях, вроде корпоративов, спиртные напитки допустимы, но при этом в меню мини-фуршета желательно включить горячие закуски.
Во время кофейных пауз участники встречи наблюдают друг за другом более внимательно, чем во время конференции, совещания, деловой встречи. Не стоит забывать о правилах приличия, продемонстрируйте умение достойно вести себя в неформальной обстановке.
Обстановка кофейных пауз располагает к непринужденному общению, но воздержитесь от обсуждения чьей-либо личной жизни или внешнего вида, слухов и сплетен.
В перерывах на кофе у всех участников мероприятия должна быть возможность отвлечься от обсуждаемых серьезных тем. Не продолжайте решать проблемы вне рабочего зала, лучше постарайтесь наладить деловые контакты или побеседуйте на отвлеченные темы.
Чтобы избежать неловкого молчания в кругу малознакомых людей, можно смело начинать разговор с обсуждения бесконфликтной темы о погоде. Тема не самая интересная, но в ходе общения вы сможете понять, что интересно собеседнику и переключиться на спортивные или другие новости и т.д.
Кофейные паузы не заменяют обедов, поэтому не стремитесь наесться досыта.
Не приносите в рабочее помещение кофе или конфеты с кофе-брейков.